نمایه سازی اسناد اسکن شده روشی برای جستجوی سریع اسناد
اسکن اسناد نیازمند برنامه های گوناگونی خواهد بود و راه حل های مختلفی نیز برای این کار وجود دارد . تصمیم گیری در مورد اینکه چگونه می خواهید مدارک دیجیتال خود را به عنوان مثال در سرور ، هارد درایو های خارجی، سی دی، و غیره نگهداری کنید؛ یا اینکه می خواهید اسکن شما رنگی یا سیاه وسفید باشد ، همه گزینه ها به شما و به کارتان بستگی دارد .
یک تکه بسیار مهم از پازل تصویربرداری دیجیتال این است که چگونه سیستم مدیریت اسناد شما را قادر به جستجوی اسنادی که یک بار ذخیره شده اند می کند ؟ این فرایند عنوان گذاری (متا دیتا) اسناد اسکن شده، به عنوان نمایه سازی یا فهرست نویسی شناخته می شود. این امر به این صورت است که یک نام یا یک کلمه را که مربوط به محتوای آن سند است ، برای جستجوی وارد سیستم می کنند.
اما نمایه سازی چگونه کار می کند ؟ هنگامی که اسکن پرونده های شما انجام شد، به طور معمول در قالب نرم افزاری (دیتابیس) قرار می گیرد . بنابراین اگر شما ۱۵۰۰۰ پرونده اسکن شده داشته باشید ، همه آنها به طور جداگانه نیاز به نمایه سازی و ذخیره شدن دارند. البته در صورتی که شما قبلا این متادیتا ها را در نرم افزاری دیگری وارد کرده اید برای مثال نرم افزار HIS بیمارستان، امکان لینک HIS به نرم افزار یعنی انتفال و تبادل اطلاعات بین دو نرم افزار وجود خواهد داشت.
در اینجا چند نمونه ازاسناد اسکن شده و این که چگونه نمایه سازی آنها انجام می شود را بیان می کنیم:
مدارک پزشکی: اسکن مدارک پزشکی یک تعهد بزرگ است. وقتی که پرونده به صورت کاغذ است ، شما از درون قفسه ها و احتمالا به ترتیب حروف الفبا به دنبال پرونده ی مورد نظر می گردید
. در واقع این کار به طور معمول در بیمارستان ها انجام می پذیرد . اما هنگامی که شما پرونده ها را اسکن می کنید ، چگونه باید در میان انبوهی از فایل های اسکن شده ، پرونده ی یک نفر را بیابید . شاید نام خانوادگی و نام ، یک پیشنهاد خوب برای یافتن پرونده ی یک شخص باشد . اما اگر دو نفر با یک نام وجود داشته باشند ،آن وقت چه ؟ این وقتی است که شما ممکن است بخواهید یک قسمت جستجوی تاریخ تولد نیز اضافه نمایید . ممکن است دو نفر در یک روز و با یک نام باشند که البته این احتمالی بسیار ضعیف خواهد بود . در این صورت مجددا به یک ملاک دیگر برای یافتن پرونده ی افراد نیاز خواهید داشت. پس هرچه قدر تعداد متادیتاها بیشتر باشد عمل جستجو به صورت دقیق تری انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه مدارک پزشکی
اسناد حقوقی: اگر شما به دنبال آرشیو یک دسته از پرونده های بسته بندی شده که ممکن است نیاز به دسترسی به آنها داشته باشید چه می کنید ؟
چگونه این اسناد اسکن شده را ذخیره می نمایید ؟ توسط نام متهم یا نام شاکی؟ راه های گوناگونی برای نمایه سازی و ذخیره کردن اینگونه اسناد وجود دارد که با توجه به درخواست سازمان انجام می شود. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد حقوقی
صورت حساب و فاکتور های قدیمی: شما از نظر قانونی ملزم به نگه داشتن صورت حساب های خود هستید . مستند سازی آنچه که بدهکار یا بستانکار هستید،
نگهداری آن ها کار دشواری خواهد بود؛ به احتمال زیاد آنها را چاپ و در چندین قفسه ذخیره می نمایید که این بسیار خطرناک است! یک راه نگهداری صورت حساب ها، دیجیتالی کردن آنها است . پس از اسکن ، این صورت حساب ها بر اساس شمار ه ی فاکتور و یا نام مشتری یا هر مولفه ای که شما خواهان آن باشید نمایه سازی خواهند شد . اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی اسناد مالی
کتاب: آیا می دانستید که شما می توانید کتاب های خود را بدون اینکه به آنها آسیبی وارد شود اسکن نمایید؟ 
به طور خلاصه در اینجا بیان می نماییم که اسکن کتاب با اسکنر های مخصوص کتاب انجام می پذیرد و به همین دلیل کتاب از آسیب های احتمالی مصون می ماند . در صورت درخواست کتابها پس از اسکن ، بر اساس عنوان، جلد ، نویسنده و غیره نمایه سازی می شوند. اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و نمایه سازی کتاب
سوابق کاغذی دیگری نیز هستند که قابل اسکن اند . لوایح، رسیدها، دستور العمل ها ، اسناد و مدارک ساخت و ساز و پرونده ها و سایر کاغذهایی که در زیر زمین منزل یا کمدهای دفترتان در جعبه های بزرگ قرار گرفته اند ، از این جمله اند . حفظ الکترونیکی این اسناد ساده ترین راه برای بایگانی و دسترسی به آنها است.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به سیمرغ علم و فناوری تام مراجعه کنید!
