اسکن اسناد و مدارک سازمان
به نام حضرت دوست
سلام دوستان
اسکن اسناد و مدارک
تعریف اسکن در فناوری
اسکن در فن آوری به پردازش یک تصویر دیجیتالی از نسخه کاغذی یا هر چیز دیگر که قابل اسکن باشد (مثلا در تکنولوژی های جدید اسکن چشم) به طوری که می توان آن را در یک یا چند فایل الکترونیکی قابل پردازش مشاهده و یا ارسال کرد. علاوه بر آن می توان آن را به بررسی سریع فایل ها و یا اطلاعات (به عنوان مثال اسکن هارد دیسک خود برای یافتن ویروس) نسبت داد.
شرکت های فعال در این حوزه
از شرکت های قوی و با سابقه در حوزه اسکن اسناد و مدارک سازمانی شرکت های سیمرغ علم و فناوری تام و تندیس خاورمیانه می توان نام برد، تیم فنی این شرکت ها با قدمتی نزدیک به سی سال از جمله موفق ترین تیم های فنی در این حوزه می باشند.
کلید واژه ها:
اسکن اسناد و مدارک
دیجیتالی نمودن آرشیو
آرشیو دیجیتال
آرشیو الکترونیکی
فناوری آرشیو
پرونده کامپیوتری پزشکی
آرشیو و ذخیره سازی اسناد بالینی
فهرست سازی
اسکن مدارک بالینی
آدرس شرکت سیمرغ علم و فناوری تام:
http://tamgroup.ir/scanning.html
پنج نکته مهم در رابطه با اسکن مدارک
با این وجود که ذخیره سازی به روش دیجیتال بسیار کاربردی و محبوب شده است اما باز هم افراد با مشکلاتی رو به رو هستند. برای مثال نگهداری از حجم زیادی از فایل های دیجیتال خود معضلی محسوب می شود اما جای نگرانی نیست. کافی است که نکاتی را در رابطه با اسکن مدارک بدانید تا از این دغدغه رهایی یابید.
- یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.
هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.
2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.
نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.
3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.
اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.
4. فایل های غیر ضروری را در مکانی مجزا تحت عنوانی غیر ضروری آرشیو کنید.
در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و مجزا و یا حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟
اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را مجزا سازی و یا حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.
مزایای اسکن سند برای شرکت های تجاری
فضای کمتر. اگر تمام پرونده های بایگانی از فضای کار شما حذف شوند،شرکت شما مکان بسیار بهتری برای کار کردن خواهد شد. با کمک خدمات حرفه ای تصویربرداری سند ، شما به راحتی می توانید نسخه پشتیبانی از تمامی اسناد بایگانی خودتهیه کرده و پس از آن با از بین بردن پرونده های بایگانی و اسنادی که از اهمیت کمتری برخوردارند، فضای کار خود را آزاد کنید.
دسترسی آسان. یکی دیگر از مزایای اسکن سند توانایی جمع آوری همه اسناد شما در یک مکان است. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید جستجو، بایگانی و بازیابی اسناد خود را از یک کامپیوتر انجام دهید. در واقع اسکن سند یک روش ساده برای یافتن سند است .
امنیت بیشتر و قابلیت بازیابی. تصویربرداری سند همچنین اجازه می دهد تا شما اسناد خود را از سرقت محافظت کنید. به جای نگه داشتن پرونده های حساس فیزیکی، شما می توانید آنها را دیجیتالی کرده و با استفاده از فایروال ها، رمز نگاری و دیگر اقدامات امنیتی کامپیوتر از پرونده های خود محافظت کنید. حتی مهم تر، توسط پشتیبان گیری (بک آپ) از اسناد دیجیتالی خود ، شما می توانید آنها را از آتش، سیل و دیگر بلایای طبیعی محافظت کنید. در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است تخریب و در نتیجه نیاز به روند بهبودی گسترده برای بازیابی داشته باشند، فایل های دیجیتالی را می توان به راحتی بازیابی کرد.
یکی از اهداف مهم ، حفظ یکپارچگی سند است. اسکن سند باید یک فرآیند کامل و دقیق باشد. در واقع این تصاویر جایگزین پرونده های شما خواهد بود. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که کپی کامل از اصل تمام پرونده ها ، بدون از دست رفتن حتی یک صفحه دارید. حفظ نسخه دیجیتالی اسناد در دراز مدت راحت تر از نسخه های فیزیکی است، بنابراین شما باید برای بهترین اسکن ممکن تلاش کنید. از آنجا که این سطح از اسکن سند نیاز به مهارت و صنعت و دانش دارد، توصیه می شود که از یک شرکت خدمات اسکن حرفه ای برای این کار کمک بگیرید.
مقالات مرتبط نشریه ای با اسناد و مدارک الکترونیکی
- مدیریت مالی در سازمان های آرشیوی با تاکید بر آرشیوهای ملی ایران و کانادا
- ساماندهی اسناد در آرشیو
- تدوین الگوی پیشنهادی خط مشی مدون برای رقمی سازی اسناد در آرشیو ملی ایران
- تحلیل ملزومات ایجاد آرشیو شخصی هنرمندان شهر تهران
- پیشنهاد الگو برای ایجاد آرشیو مشارکتی در کلانشهر تهران
روزگار بکام
